総会議事録（部会・集落営農・農事組合法人）の書き方と記入例｜無料テンプレート（Word・PDF）

農事組合法人、集落営農、生産部会の総会が終わったら、決まったことを議事録に残します。農事組合法人は、総会の議事について議事録を作ることが、農業協同組合法で決まっています。任意の団体には法律の定めがありません。それでも、会費や役員を決めた記録は、あとで必ず必要になります。

この記事では、農業協同組合法と同法施行規則の条文、農林水産省の定款例、県の様式をもとに、議事録に書く事項、出席者の数え方、特別決議の書き方を説明します。登記や定款変更の届出に使う場合は、司法書士、法務局、都道府県の担当課にも確認してください。

総会議事録（部会・集落営農・農事組合法人）とは／なぜ必要か

総会で決めたことを、あとから誰が見てもわかるように残す記録

総会議事録は、いつ、どこで、誰が出席して、何を、どのように決めたかを残す書類です。次のような場面で使います。

• 農事組合法人の通常総会・臨時総会のあと
• 定款の変更を行政庁に届け出るとき、役員の変更を登記するとき
• 集落営農が経営所得安定対策の交付申請で総会資料を出すとき
• 生産部会・出荷組合の総会で、会費や役員を決めた記録を残すとき

農事組合法人は議事録の作成が法律で決まっている

農事組合法人は、総会の議事について議事録を作らなければなりません。農業協同組合法第46条の4を、同法第73条第2項で準用しています。議事録に書く事項は、同法施行規則第178条を第217条の4で準用して、次の5つが決まっています。

1. 総会が開催された日時と場所
2. 議事の経過の要領とその結果
3. 総会に出席した理事・監事の氏名
4. 議長の氏名
5. 議事録を作成した理事の氏名

理事は、総会の日から10年間、議事録を主たる事務所に備え置きます。組合員と債権者から閲覧や謄写の請求があれば、応じなければなりません。農林水産省の農事組合法人定款例にも、議事録の条があり、同じ事項を書くことになっています。

総会の招集の通知は、総会の日の5日前までに出します（農業協同組合法第72条の28）。書面や代理人で議決権を行った人は、出席者とみなされます（第72条の14）。定款の変更、解散と合併、組合員の除名は、総組合員の3分の2以上の多数による決議が必要です（第72条の30）。

集落営農・生産部会などの任意の団体

任意の団体の議事録には、法律で決まった記載事項はありません。規約で決めた総会の成立条件、議決の方法、署名する人に従って作ります。

集落営農が経営所得安定対策に加入する場合は、交付申請に規約の写しや構成員名簿とあわせて、総会資料などを出すことになっています。農林水産省の経営所得安定対策等実施要綱（令和8年1月13日一部改正）が根拠です。提出する資料の範囲は、申請先の指示に従ってください。

組織の種類ごとの違い

農事組合法人、集落営農、生産部会で、議事録に書く事項の扱いがどう違うかを表にまとめました。

表の左端の項目のうち、農事組合法人で「必ず書く」とした5つが、施行規則の記載事項です。任意の団体の欄は、書いておくとよい事項を示したもので、法律の定めではありません。

出席者の数え方

長野県は、NPO法人向けの議事録の案内で、出席者数には会場に来た人だけでなく、書面で表決した人や表決を委任した人も含めて書くよう示しています。農事組合法人では、書面や代理人で議決権を行った人が出席者とみなされるので、考え方は同じです。

記入例も、出席者21名の内訳として、本人出席、委任状、書面議決を分けて書いています。内訳を残しておくと、総会が成立していたかどうかを、あとから数え直せます。

記入例

下の記入例は、監事を置く架空の農事組合法人（組合員25名）の第10回通常総会を想定して書いたものです。3月14日の午前10時から地区公民館で開き、出席者は21名で、4つの議案を決めています。任意の団体でも、同じ文例で使えます。

記入例は「1　開催の日時と場所」から「5　閉会」までの見出しに沿った文章で、署名欄のあとに別紙「議案ごとの採決の記録」を付けています。第1号議案から第3号議案は、事業報告と決算の承認、定款の一部変更などで、普通決議と特別決議の両方が入っています。

記入例の人名、法人名、人数は架空です。実際の議事録には、自分の組織の名称、定款の条の番号、数字を書いてください。

書き方（項目ごと）

記入例の見出しの順に、書き方を説明します。条の番号や決議の要件は、自分の組織の定款や規約に合わせて書きます。部会・集落営農などの任意の団体は、規約で決めた議長・署名人の定めに従ってください。

前文

前文には、法人の名称と、何回目のどの総会を開いたかを書きます。記入例は「農事組合法人〇〇営農組合は、次のとおり第10回通常総会を開催した。」です。臨時総会なら、通常総会の部分を臨時総会に書き換えます。

1　開催の日時と場所

総会を開いた日付、曜日、始まりの時刻、会場を書きます。記入例は2026年3月14日（土）の午前10時00分から、地区公民館です。農事組合法人では、日時と場所が施行規則で決まった記載事項に入っています。

招集の通知をした日も、あわせて書いておきます。記入例は2026年3月2日です。農事組合法人の招集の通知は、総会の日の5日前までに出す決まりなので、通知の日付があると、期限を守ったことがわかります。

2　出席者

総組合員の数と、出席者の数、その内訳を書きます。記入例は、総組合員25名のうち出席者が21名で、内訳は本人出席15名、委任状3名、書面議決3名です。

出席した役員の氏名も書きます。記入例は理事の山田一郎、佐藤次郎、鈴木三郎と、監事の田中四郎です。農事組合法人では、総会に出席した理事と監事の氏名が、必ず書く事項になっています。

3　開会と議長の選任

司会の人が、定足数に達して総会が成立したことを告げ、開会を宣言した経過を書きます。記入例は、定款第30条の定足数（半数以上）に達したと書いています。条の番号と定足数の割合は、自分の組織の定款を見て書き換えてください。

議長の選び方も書きます。記入例は、組合員の中から佐藤次郎を議長に選任しています。定款で理事長が議長と決まっている組織は、その定めに沿った書き方にしてください。議長の氏名は、農事組合法人で必ず書く事項です。

4　議事の経過の要領とその結果

議案ごとに、誰が説明したか、どんな質疑があったか、採決の結果がどうだったかを書きます。法律が求めているのは、経過の「要領」です。発言を一言ずつ書き写す必要はありません。

第1号議案は、理事が事業報告と決算を説明し、監事が監査の結果を報告しました。採決は賛成20名、反対0名で、原案どおり承認です。第2号議案は、質疑で作業料金の単価について質問があり、理事が回答した経過を書いています。結果は賛成19名、反対1名です。

第3号議案は定款の一部変更で、特別決議が必要です。記入例は、総組合員25名のうち20名が賛成し、総組合員の3分の2以上の賛成で可決したと書いています。25名の3分の2は16.7名なので、可決に必要な数は17名です。

第4号議案は役員の選任です。任期満了に伴う改選で、被選任者がいずれも就任を承諾したことまで書いています。役員の変更を登記するときは、議事録のこの記載を、登記の手続きで確認します。登記の書き方は、司法書士や法務局に確かめてください。

5　閉会

議事を終えて議長が閉会を宣言した時刻を書きます。記入例は午前11時30分です。最後に、この議事録を作った目的と、記名押印する人を示す一文を置いています。

署名欄

議事録を作った日、法人の名称、議長の氏名を書き、議事録を作成した理事の氏名を書きます。記入例は、議長が佐藤次郎で、作成した理事が山田一郎です。出席した理事の鈴木三郎も記名押印しています。

署名や押印を求める規定は、農業協同組合法と施行規則には見当たりません。誰が署名するかは、定款の定めに従います。議事録を作成した理事の氏名は、必ず書く事項なので、署名欄に必ず入れてください。

別紙　議案ごとの採決の記録

別紙は、議案ごとに決議の種類、可決に必要な数、賛成、反対、棄権・白票、結果を表に書く欄です。記入例は第1号議案が普通決議で、議決権のある出席者20名の過半数の11名が必要でした。賛成は20名なので、承認です。

第3号議案は特別決議で、可決に必要な数は総組合員25名の3分の2以上の17名です。賛成20名で、可決になりました。特別決議の要件は、総組合員の数で数えます。この数え方は間違えやすいので、別紙の表で確かめられるようにしました。

委任状で出席した人は代理人が、書面議決の人は書面に書いた賛否で、票に数えます。議長を票に数えるかどうかは定款で決まっているので、定款を確かめてから数えてください。

気をつけること・よくある間違い

特別決議を「異議なく承認」とだけ書く

定款の変更などは、総組合員の3分の2以上の賛成が必要です。「異議なく承認」と書くと、要件を満たしたかどうかが読み取れません。岡山県の様式の留意事項も、特別決議の議案は、総組合員の3分の2以上の賛成があったことが客観的にわかるように書くよう求めています。何名が賛成したかを書いてください。

委任状・書面の人を出席者に数えていない

会場に来た人だけを出席者にすると、総会が成立していたかどうかの判断が変わります。委任状や書面で議決権を行った人も出席者に含め、内訳を書いてください。

議長を採決の数に入れている

農事組合法人の定款例では、議長は総会の議決に加わりません。議長を賛成の数に入れると、可決に必要な数の計算がずれます。自分の組織の定款を確かめて数えてください。

出席した役員の氏名がない

出席した理事と監事の氏名は、農事組合法人で必ず書く事項です。「役員多数出席」のような書き方では足りません。氏名を1人ずつ書いてください。

議事録を作った理事の氏名がない

議事録を作成した理事の氏名も、必ず書く事項です。議長の署名だけで済ませると、この事項が抜けます。署名欄に、作成した理事の欄を置いてください。

定款や規約と違う書き方をする

定足数の割合、議長の選び方、署名する人は、組織ごとに定款や規約で決まっています。記入例の条の番号をそのまま写さず、自分の組織の定めに合わせて書き換えてください。

保存と備え付け

農事組合法人の理事は、総会の日から10年間、議事録を主たる事務所に備え置きます。組合員と債権者の閲覧・謄写の請求には、応じなければなりません。

任意の団体の保存期間は、規約で決めます。集落営農は、交付金の申請で総会資料を出すことがあるので、規約の写しや構成員名簿と一緒に、すぐ取り出せる場所に保管しておくと便利です。

議事録の写しを出すときは、「原本に相違ありません」と書き、日付と代表者の記名押印をする原本証明の方法があります。奈良県の議事録の例がこの方法を示しています。提出先によって求める形が違うので、出す先の指示を確かめてください。委任状と書面議決書は、議事録とあわせて保管します。

紙・Excelで続かないときは

総会では、決算や事業計画とあわせて、組合員の出役の実績を報告する場面があります。紙や表計算ソフトで作業時間を集めると、月末の集計に手間がかかります。

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ミノリス日誌には、議事録や総会資料を作る機能はありません。議案の採決の記録や、委任状の管理にも対応していません。

総会で出役の実績を報告したい場合は、別のアプリ「ミノリスタイマー」が使えます。ログインしない人も名前だけで作業者に登録でき、作業記録に作業者ごとの作業時間を残せます。レポートでは、作業時間を作業者別・月別に集計し、CSVで取り出せます（管理者・オーナーのみ）。詳しくはミノリスタイマーの解説記事をご覧ください。作業時間の記録の考え方は農作業の時間を記録・見える化する方法で説明しています。

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よくある質問

議事録に署名や押印は必要ですか？

農事組合法人の総会の議事録について、農業協同組合法と施行規則に、署名や押印を求める規定は見当たりません。定款で議長や署名人が署名・押印すると決めている場合は、それに従います。任意の団体は、規約の定めに従ってください。

議事録のコピーを出すときは、どうすればよいですか？

奈良県の議事録の例は、写しを出すときに「原本に相違ありません」と書き、日付と代表者の記名押印をする原本証明の方法を示しています。提出先によって求める形が違うこともあるので、出す先の指示を確かめてください。

欠席する人の委任状や書面議決書の様式はありますか？

総会の委任状・書面議決書・出欠票のテンプレートがあります。議事録の出席者数の内訳と照らし合わせて数えられます。委任状と書面議決書は、議事録とあわせて保管してください。

特別決議は「異議なく承認」と書いてよいですか？

書かないでください。定款の変更、解散と合併、組合員の除名は、総組合員の3分の2以上の多数による決議が必要です。岡山県の様式の留意事項は、総組合員の3分の2以上の賛成があったことが客観的にわかるように書くよう求めています。賛成の人数を書いてください。

集落営農や生産部会の議事録にも、書く事項は決まっていますか？

任意の団体の議事録には、法律で決まった記載事項はありません。規約で決めた総会の成立条件、議決の方法、署名する人に従って作ります。開催の日時と場所、議事の経過とその結果、議長の氏名は、農事組合法人と同じように書いておくと、あとから確かめやすくなります。

議長は採決の数に入れますか？

農事組合法人の定款例では、議長は総会の議決に加わりません。記入例も、議長を除いた出席者の数で第1号議案の過半数を数えています。実際の扱いは定款で決まっているので、自分の組織の定款を確かめてから数えてください。

まとめ

農事組合法人の総会議事録には、開催の日時と場所、議事の経過の要領とその結果、出席した理事・監事の氏名、議長の氏名、議事録を作成した理事の氏名を書きます。議事録は、総会の日から10年間、主たる事務所に備え置きます。

特別決議の議案には、総組合員の3分の2以上の賛成があったことが読み取れるよう、賛成の人数を入れてください。出席者は、本人、委任状、書面議決の内訳を分けて数えます。集落営農や生産部会は、規約の定めに従って作ってください。登記や届出に使う場合は、司法書士、法務局、都道府県の担当課にも確かめてください。

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参考URL

• 農業協同組合法（e-Gov法令検索）
• 農業協同組合法施行規則（e-Gov法令検索）
• 農事組合法人とは（設立方法も含む）（定款例）（農林水産省）
• 農事組合法人 設立・運営関係様式（様式55 総会議事録）（岡山県）
• 農事組合法人 通常総会議事録（例）（PDF）（奈良県）
• 経営所得安定対策等実施要綱（令和8年1月13日一部改正・PDF）（農林水産省）
• 総会及び理事会の議事録について（長野県）