総会の委任状・書面議決書・出欠票の書き方と記入例｜無料テンプレート（Word・PDF）

総会の日に仕事や病気で出られない組合員は、どの組織にもいます。そのときに使うのが、出欠票、委任状、書面議決書です。農事組合法人の組合員は、総会に出席しなくても、書面または代理人によって議決権を行使できます（農業協同組合法第72条の14）。

この記事では、農業協同組合法と農林水産省の定款例、岡山県と大分県の資料をもとに、3つを1枚にまとめた用紙の書き方を説明します。代理人の範囲や委任状の扱いは、組織ごとの定款や規約で決まります。実際に使う前に、自分の組織の定款・規約を確かめてください。

総会の委任状・書面議決書・出欠票とは／なぜ必要か

欠席する組合員の意思を、1枚で集める

出欠票は、総会に出るか欠席するかを知らせる用紙です。委任状は、欠席する人が代理人を決めて、議決権の行使を任せる書面です。書面議決書は、欠席する人が議案ごとの賛成か反対を書いて、事前に出す書面です。

この3つは、別々の紙で集めると、返ってきた用紙の突き合わせに手間がかかります。このテンプレートは、出欠、委任状、書面議決書を1枚にまとめた用紙です。欠席する人は、委任状か書面議決書のどちらか一方だけに記入します。次のような場面で使えます。

• 農事組合法人の通常総会や臨時総会の招集通知に同封するとき
• 部会や集落営農の総会で、成立に必要な出席者数を満たすために、欠席者の意思を集めるとき
• 返ってきた用紙を数えて、議事録の出席者数を本人・委任状・書面の内訳つきで出すとき

農事組合法人の場合の決まり

農事組合法人の組合員は、1人1個の議決権をもちます。総会に出席しない組合員は、書面または代理人によって議決権を行使できます。定款で定めれば、書面に代えて電磁的方法（メールなど）で行使することもできます。書面や代理人で議決権を行使した人は、出席者とみなされます（農業協同組合法第72条の14）。

総会の招集の通知は、総会の日の5日前までに、会議の目的である事項を示して出します（同法第72条の28）。書面で議決権を行使してもらう場合は、この招集通知に用紙を同封するのが通常の流れです。

代理人の範囲などの細かい決まりは、定款で定めます。農林水産省の定款例では、次のように定めています。

• 招集の通知と一緒に、議決権を行使するための書面（議決権行使書面）を渡す
• 書面で行使する組合員は、通知された議案ごとに賛否を書き、署名または記名押印して、総会の前日までに出す
• 代理人になれるのは、その組合員と同じ世帯に属する成年者か、ほかの組合員
• 代理人は、2人以上の組合員を代理できない
• 代理人は、代理権を証する書面（委任状）を組合に出す

岡山県の農事組合法人の様式集にも、招集通知書、委任状、議決権行使書の例が載っています。委任状と議決権行使書の出し方は、招集通知で案内する形です。

部会・集落営農などの任意の団体の場合

任意の団体は、委任状や書面議決を認めるか、出席に数えるかを規約で決めます。大分県が示す生産部会の規約例では、総会は部会員総数の3分の2以上の出席で成立し、委任状は出席と認めるとしています。

規約に定めがないまま委任状を集めると、総会が成立したかどうかで意見が分かれることがあります。用紙を配る前に、規約を確かめてください。定款や規約の解釈で迷うときは、都道府県の農事組合法人の担当課、JA、専門家に問い合わせましょう。

記入例

下の記入例は、架空の「農事組合法人〇〇営農組合」の組合員、山田太郎さんが書いた想定です。2026年3月14日の第10回通常総会について、提出期限は3月13日、記入日は3月10日です。山田さんは欠席し、書面で議決権を行使します。

用紙の議案は、事業報告・決算の承認、事業計画・収支予算の設定、定款の一部変更、役員の選任の4つです。山田さんは第1号、第2号、第4号に賛成し、第3号に反対しています。書面議決を選んだので、委任状の欄の代理人は空欄のままです。出欠の欄には、書面で行使する選択肢に〇をつけます。

下半分の組織の記入欄には、受付日が3月11日、受付者が佐藤さんと書かれています。書面議決なので、代理人の確認は不要です。記入例の氏名・住所・日付・議案の内容は、すべて架空のものです。

用紙のあとには、横向きの「出欠・委任状・書面議決書の受付集計表」を付けています。組合員ごとに出欠と議案ごとの賛否を一覧にできる表です。

書き方（項目ごと）

用紙は、組織が書く宛名・提出期限・総会の名称のあとに、組合員が書く「1　出欠」「2　委任状」「3　書面議決書」と記入日・署名の欄が続きます。最後に、組織が書く受付の欄があります。記入例の順に説明します。

この表の「2　委任状」の例は、委任する場合の書き方を示したものです。山田花子さんは架空の人物で、記入例の用紙では空欄になっています。

宛名・提出期限・総会の名称

この3つは、用紙を配る組織が先に書いておきます。宛名には組織の名称と代表者の役職を入れます。記入例は「農事組合法人〇〇営農組合 代表理事 様」です。

提出期限は、必ず日付で書きます。農林水産省の定款例では、書面による議決権の行使は総会の前日までです。記入例も、総会の前日の3月13日を期限にしています。総会の名称には、開催日と「第10回通常総会」のような回数を入れます。

1　出欠

出席、欠席（委任状を出します）、欠席（書面で議決権を行使します）の3つから、1つに〇をつけてもらいます。出席を選んだ人は、2と3を書く必要がありません。

欠席する人には、2か3のどちらか一方だけに記入するよう、用紙の冒頭の案内文で伝えます。出欠の欄で選択肢を1つに絞ってもらうと、両方に書かれる間違いを防げます。

2　委任状

代理人に任せる場合に、代理人の氏名と、組合員との関係を書きます。記入例の「同じ世帯の成年者」のように、関係まで書いてもらうと、受付のときに代理人の資格を確かめやすくなります。

農林水産省の定款例では、代理人になれるのは同じ世帯に属する成年者か、ほかの組合員です。代理人は、2人以上の組合員を代理できません。用紙には、定款に合わせた代理人の範囲を添えておくと、書き直しが減ります。

委任状の文面には、通知のあった議案について議決権の行使を任せる旨が入っています。代理人は、代理権を証する書面として、委任状を組合に出します。

3　書面議決書

議案ごとに、賛成か反対のどちらかを書いてもらいます。議案の番号と名称は、組織が招集通知の内容に合わせて、あらかじめ用紙に印刷しておきます。記入例の用紙は第1号議案から第4号議案までです。

書面議決書で行使できるのは、通知された議案についてだけです。総会の当日に新しい議案や修正案が出ると、書面の賛否はそのまま使えません。議案の扱いに迷うときは、定款の定めを確かめてください。

記入日・住所・氏名

記入日、住所、氏名は、本人が書きます。署名か記名押印のどちらかが必要です。農林水産省の定款例も、書面で行使する場合に署名または記名押印を求めています。

記入日は、用紙を書いた日です。記入例は3月10日です。提出期限より前の日付になっているか、受付のときに見てください。

組織の記入欄（受付）

受付日と受付者を、用紙を受け取った組織の担当者が書きます。委任状の場合は、総会当日に代理人が来たかどうかを確かめる欄にもなります。書面議決の場合は、記入例のように「書面のため不要」と書いておけます。

受付の欄を作っておくと、いつ誰が受け取ったかが残ります。提出期限に間に合ったかどうかも、後から確かめられます。

受付集計表

受付集計表は、返ってきた用紙を1行ずつ書き写す表です。列は、組合員の番号と氏名、出欠（出席・委任・書面・欠席）、代理人の氏名、議案ごとの賛否（第1号から第5号）、受付日、備考です。

備考の欄には、不備や、本人が当日出席したため用紙が無効になった場合などを書きます。出席者数は、本人出席、委任状、書面議決を合わせて数えます。議事録には、その内訳を書きます。

気をつけること・よくある間違い

委任状の代理人欄が空欄のまま返ってくる

誰に委任したかが分からない委任状は、扱いが決まりません。「議長に一任」と書いてもらうかどうかも、定款や規約と照らして、事前に決めておいてください。

委任と書面議決の両方に書いてある

両方に書いてあると、どちらを有効にするか判断できません。出欠の欄で1つだけに〇をしてもらうと、この間違いを減らせます。返ってきた用紙で両方に書かれていたときは、本人に連絡して確かめます。

代理人になれない人に委任している

農事組合法人の定款例では、代理人は同じ世帯の成年者か、ほかの組合員に限られます。1人で代理できるのは、1人の組合員までです。受付の段階で、代理人の関係の欄を見て確かめてください。

書面議決書が総会の後に届く

定款例では、書面による議決権の行使は総会の前日までです。総会の後に届いた用紙の扱いは、定款や規約で確かめてください。提出期限を用紙の上に書き、返送先と受付の方法も一緒に案内します。

規約に定めがないまま委任状を集める

任意の団体は、委任状や書面議決を認めるか、出席に数えるかを規約で決めます。大分県の規約例は、委任状を出席と認める定めです。定めのない団体が委任状を集めると、総会の成立を巡って意見が分かれることがあります。

出席者数の内訳を数えていない

議事録の出席者数は、本人出席、委任状、書面議決を合わせた数にします。内訳も書いておくと、後から数え直せます。受付集計表の合計と、議事録の人数が合っているか、総会の前に確かめましょう。

保存と集計

返ってきた委任状と書面議決書は、総会の議事録と一緒に保存してください。議案ごとの賛否が分かる書面は、議決の結果を後から確かめる根拠になります。

保存する期間は、法令では確認できませんでした。定款や規約に定めがあるかを確かめ、定めがない場合は、都道府県の担当課や提出先に確認してください。

受付集計表は、用紙が返ってくるたびに記入します。総会の直前に、まとめて数える方法でも構いません。集計表の合計は、議事録の出席者数を書くときの元の数字になります。

紙・Excelで続かないときは

総会の準備では、出欠や賛否を集める用紙のほかに、組合員が出役した時間を記録する場面もあります。出役の時間を記録すると、作業の分担を話し合うときの材料になります。

当社が提供しているミノリスタイマーは、作業時間を記録するための無料アプリです。

• ログインしない人も、名前だけで作業者に登録できる
• 作業記録に、作業者ごとの作業時間を残せる
• レポートで、作業時間を作業者別・月別に集計できる
• 集計を、CSVで取り出せる（管理者・オーナーのみ）

ミノリスタイマーとミノリス日誌には、総会の出欠や委任状を集める機能はありません。議決の集計や議事録の作成にも対応していません。出欠や賛否の用紙は、このテンプレートで集めてください。作業時間の記録の始め方は、ミノリスタイマーの解説記事と作業時間の記録の記事で説明しています。

圃場ごとの栽培記録は、ミノリス日誌で付けられます。圃場マップへの登録、作付けごとの作業・肥料・農薬・収穫の記録、栽培履歴のCSV・Excel出力に対応しています。

よくある質問

委任状と書面議決書は、何が違いますか？

委任状は、代理人に総会へ出てもらい、その場で議決権を行使してもらう方法です。当日の説明や修正を聞いたうえで、代理人が判断します。書面議決書は、本人が事前に議案ごとの賛否を書いて出す方法で、通知された議案について本人の意思がそのまま票になります。

委任状に収入印紙は必要ですか？

岡山県の様式集の委任状の留意事項によると、印紙税法の改正により、平成元年4月1日以降は印紙の貼付は不要です。

集めた用紙は、議事録にどう書けばよいですか？

出席者数に、本人出席・委任状・書面議決の人数を合わせて書き、内訳も示します。農事組合法人では、書面や代理人で議決権を行使した人は出席者とみなされます。議事録には、受付集計表の数字をそのまま写すと、数え間違いが減ります。

メールなどの電磁的方法でも議決権を行使できますか？

農事組合法人は、定款で定めれば、書面に代えて電磁的方法で議決権を行使することもできます（農業協同組合法第72条の14）。定款に定めがあるかどうかを確かめたうえで、招集通知に行使の方法を書いてください。

部会や集落営農の総会でも、委任状は出席に数えてよいですか？

任意の団体では、規約で決めます。大分県が示す生産部会の規約例では、委任状は出席と認めるとしています。規約に定めがない団体は、委任状を集める前に、役員会などで扱いを決めておくと安心です。

代理人は、何人の組合員を代理できますか？

農林水産省の定款例では、代理人は2人以上の組合員を代理できません。代理人になれるのは、その組合員と同じ世帯に属する成年者か、ほかの組合員です。実際の範囲は定款で決まるので、自分の組織の定款を確認してください。

まとめ

総会の委任状・書面議決書・出欠票は、欠席する組合員の意思を、総会の前に集めるための用紙です。農事組合法人では、書面または代理人による議決権の行使が認められ、行使した人は出席者とみなされます。書面での行使は、農林水産省の定款例では総会の前日までです。

代理人の範囲や委任状の扱いは、定款や規約で決まります。任意の団体は、委任状を出席に数えるかを規約で決めておいてください。用紙を配る前に定款・規約を確かめ、返ってきた用紙は受付集計表にまとめて、議事録の出席者数の内訳に使いましょう。

関連記事

• 集落営農は13,622組織・法人化率42.5%【令和8年】北陸59.7%、東北は法人36.5%
• 日本の農業経営体数と法人化の推移【2026年版】
• 家族経営協定書のひな形と書き方｜記入例つき無料テンプレート
• 就業規則の書き方と記載事項チェック表｜農業の注意点つき無料テンプレート（Excel・PDF）
• 営農計画書の書き方と記入例｜無料テンプレート（Excel・PDF）と注意点

参考URL

• 農業協同組合法（e-Gov法令検索）
• 農事組合法人とは（設立方法も含む）（農林水産省）
• 農事組合法人 設立・運営関係様式（岡山県）
• 農協生産部会の活動マニュアル（大分県）