肥料や培土、堆肥は、毎年のように何度も買う資材です。買った日と量と金額は、伝票を見れば後からわかります。ところが有機JASの実地検査や特別栽培の確認では、施肥記録の肥料が買ったものかを伝票で裏付ける場面があります。
この記事では、農林水産省の資料と肥料の品質の確保等に関する法律をもとに、肥料・資材の購入台帳の書き方を説明します。記入例を見ながら、各欄に何を書くか、年1回の在庫と使用量のまとめをどう使うかを確かめてください。税金の扱いは、税理士や税務署にも確認してください。
肥料・資材の購入台帳の無料テンプレート（Excel・PDF／記入例つき）
肥料・資材の購入台帳とは／なぜ必要か
肥料・資材の購入台帳は、肥料・土壌改良資材・培土・堆肥などを「いつ・どこで・何を・どれだけ・いくらで」買ったかを、1回の購入で1行ずつ残す台帳です。納品書などの伝票の保管欄と、化学肥料を含むか、認証で使えるかを書く確認メモ欄があります。年に1回、在庫と使用量をまとめるシートも付いています。
使った量は、施肥計画・施肥記録に書きます。この台帳は買った記録なので、2つを並べると、買った量と使った量の差から在庫がわかります。
購入の記録そのものは、農家には法律上の義務ではない
肥料の品質の確保等に関する法律で、帳簿の備え付けが義務づけられているのは、肥料の生産業者・輸入業者・販売業者です（第27条）。農家が買った肥料の台帳は、法律上の義務ではありません。それでも書いておくと、認証や補助事業の場面で、使った資材の出どころを説明できます。
有機JASでは、記録の裏付けとして伝票を保持する
農林水産省の有機農産物 検査認証制度ハンドブック（令和6年10月）は、生産行程管理責任者の業務として、生産行程管理記録とその裏付けの書類（伝票など）を、定められた期間保持することを挙げています。外から買う資材は、購入先・購入伝票・ラベル・説明書などで、使ってよい資材であることを確かめる方法を、内部規程に決めておくとしています。
特別栽培では、育苗培土の化学肥料も数える
特別栽培農産物に係る表示ガイドラインのQ&Aは、栽培管理記録に使用資材名と使用量を書くよう示しています（Q10）。育苗培土に施用された化学肥料の窒素成分も、原則として使用量に数えます（Q27）。化学肥料を含む資材は、購入の時点で確かめておくと、あとの集計が楽になります。
みどりチェック・GAPでは、肥料の保管と記録が取組の例になっている
国の補助事業の要件になっているみどりチェックの解説書（農業経営体編）には、肥料の保管と記録に関する取組が例に挙がっています。直射日光や雨の当たらない場所に保管する、土の上に直に置かない、袋の破損を確かめる、使用状況を記録して保存するよう努める、といった内容です。国際水準GAPガイドラインにも、肥料の保管・在庫管理と、使用記録の作成・保存の取組事項があります。
この台帳を使う場面
- 施肥記録に書いた肥料が本当に買ったものか、伝票で裏付けたいとき
- 特別栽培で、化学肥料の窒素成分を数えるために、化学肥料を含む資材を整理したいとき
- 年に1回、買った量と使った量と残りの量を突き合わせて、施肥記録の書き漏れを見つけたいとき
- 次の年の資材の注文量や費用の見通しを立てたいとき
記入例
下の記入例は、架空の農園が、2026年の2月から5月にかけて買った4件の資材を書いた想定です。有機配合肥料、苦土石灰、育苗培土、牛ふん堆肥を、それぞれ1行にしています。
2月20日の有機配合肥料は、農協の資材店で20kgを10袋買い、28,600円でした。成分の欄には「N-P-K 5-5-5（一部化学肥料）」と書き、確認メモには、化学肥料由来の窒素量をメーカーに確認する、と残しています。伝票の欄は納品書の番号です。
3月1日の苦土石灰は、ホームセンターで20kgを5袋、4,950円です。伝票はレシートで、成分の欄にはアルカリ分とく溶性苦土の保証成分を書きました。
3月10日の育苗培土は、種苗店で50Lを4袋、8,800円です。肥料入りの培土なので、確認メモに「培土の窒素も施肥量に数える」と書いています。5月15日の牛ふん堆肥は、畜産農家から直接2トンを20,000円で買い、請求書と表示票の写しを保管しました。確認メモには、原料と発酵期間を聞き取り済みと残しています。
記入例の購入先、商品名、金額、数量は架空の数字です。実際の台帳には、手元の伝票と保証票の内容を書き写してください。
書き方（項目ごと）
記入例の欄の順に、書き方を説明します。1回の購入で1行を使い、同じ日に複数の資材を買ったときは、資材ごとに行を分けてください。
購入日・区分
購入日には、納品された日か、買った日を書きます。記入例の「2026/2/20」のように、年月日をそろえて書くと、後から並べ替えるときに楽です。
区分には、肥料・土壌改良資材・培土・堆肥など、自分で決めた分け方を書きます。決まった分類はないので、集計しやすい分け方を一度決めて、毎回同じ言葉で書いてください。
商品名・銘柄と成分・表示の要点
商品名・銘柄には、袋や伝票に書かれた名前をそのまま書きます。略称にすると、後から伝票と照らし合わせにくくなります。
成分・表示の要点は、保証票や表示票の成分など、あとで使う情報を書く欄です。記入例の「N-P-K 5-5-5」は、窒素・りん酸・加里の割合を表す書き方です。特別栽培で化学肥料の窒素成分を数える場合は、保証票にある窒素の量を、ここに書いておくと集計に使えます。
数量・金額
数量は、1袋の量に袋数を掛けた形（20kg×10袋）か、重さ（2t）で書きます。後で使用量と突き合わせるので、単位をそろえておくと計算が楽です。
金額には、支払った金額を税込で書きます。値引きや送料の扱いは、伝票の合計に合わせてください。税率や課税の判断が絡む点は、税理士や税務署に確認してください。
購入先・伝票・書類の保管
購入先には、買った店や業者の名前を書きます。記入例のように、農協の資材店、ホームセンター、種苗店、畜産農家（直接）と、買った場所の違いがわかるようにしてください。
伝票・書類の保管の欄には、納品書の番号や、レシート・表示票の写しがあるかを書きます。台帳だけでは、検査や確認の裏付けになりません。この欄に書いた書類は、台帳と同じ場所にまとめて保管します。
使う予定の作付け
どの作物のどの圃場に使う予定かを書く欄です。記入例は「春キャベツ（西2号）」のように、作物名の後ろに圃場の名前を添えた形です。予定が決まっていない資材は空欄にして、使い始めた時点で書き足してください。
確認メモ
化学肥料を含むか、認証の基準で使えるかなど、確かめたことを書く欄です。誰に何を確かめたかを書いておくと、後から根拠を説明できます。
記入例は、メーカーに窒素量を確認する予定、培土の窒素も施肥量に数えること、堆肥の原料と発酵期間を聞き取り済みであることを書いています。確かめたことが無い資材は空欄のままにせず、「確認中」と書いて、確かめた後に書き換えてください。
在庫と使用量のまとめ（年1回）
2枚目のシートは、商品ごとに「前年からの繰り越し＋購入量−使用量」で計算した残りと、実物の残りを並べる表です。使用量は、施肥計画・施肥記録から転記します。
計算上の残りと実物の残りが大きく違うときは、施肥記録の書き漏れか、別の圃場で使った分がないかを確かめます。あわせて、保管の状態も確かめてください。雨や直射日光が当たらないか、土の上に直に置いていないか、袋が破れていないかを見ます。
気をつけること・よくある間違い
伝票を捨ててしまう
台帳だけでは、検査や確認のときに裏付けになりません。納品書・レシート・表示票の写しは、台帳と一緒に保管します。レシートは字が薄くなりやすいので、写真に撮って残す方法もあります。
培土や苗に入っている肥料を見落とす
肥料入りの育苗培土は、特別栽培では化学肥料の窒素成分に数える対象です。培土も台帳に載せ、成分の欄に窒素の量を書いておいてください。
有機配合肥料なら化学肥料ゼロだと思い込む
「有機配合」と呼ばれる肥料にも、化学肥料を含むものがあります。記入例の有機配合肥料も、成分の欄に「一部化学肥料」と書きました。保証票の中身やメーカーの説明で確かめてください。
堆肥の中身を聞いていない
堆肥は、原料や作り方で成分や安全性が変わります。購入先から原料や発酵のさせ方を聞き、確認メモに残します。表示票があれば、その写しを保管し、伝票の欄にも書いてください。
購入の記録と使用の記録が別々のままになっている
買った記録があっても、使った量がわからなければ、在庫は計算できません。施肥のたびに施肥記録を書き、年1回、台帳のまとめシートで突き合わせてください。
保存と確認
この台帳そのものに、法令で決まった保存期間はありません。有機JASの認証を受けている場合は、認証機関の定める期間に合わせます。特別栽培の確認責任者に記録を出す場合は、その求めに合わせてください。ガイドラインでは、確認責任者は栽培管理記録などを受け取ってから3年間保管するとされています。
台帳は、伝票と同じ場所にまとめて保管します。紙の台帳は、年度ごとにファイルを分けると探しやすいでしょう。Excelの場合は、年度ごとにファイルを分けて、バックアップを別の場所にも残してください。
有機JASや特別栽培の確認を受ける場合は、提出先が求める様式や期間を、先に確かめておきます。提出先が指定の様式を持っているときは、その様式を優先してください。
紙・Excelで続かないときは
購入の記録と施肥の記録を別々に付けると、書き漏れが出やすくなります。使った肥料の記録だけでも、施肥したその場で残せる方法があると、年1回のまとめが楽になります。
当社が提供しているミノリス日誌は、圃場ごとの栽培記録を付けるための無料アプリです。肥料の記録については、次のことができます。
- 使う肥料を、FAMICの肥料登録データから選んで台帳に登録できる
- 施肥したその場で、投入量と施用方法を作付けごとに記録できる
- 記録を栽培履歴として、CSVで取り出せる
ミノリス日誌には、肥料の購入金額や購入先を記録する機能と、納品書などの伝票を台帳に結びつける機能がありません。購入の記録は、この台帳で残してください。ミノリス日誌の肥料の記録については、マニュアルに手順があります。
よくある質問
肥料の購入台帳は、農家に法律上の義務がありますか？
農家には義務がありません。肥料の品質の確保等に関する法律（第27条）で帳簿の備え付けが義務づけられているのは、肥料の生産業者・輸入業者・販売業者です。農家が買った肥料の台帳は、有機JASや特別栽培、GAPなどの取組で裏付けを求められたときに備える記録です。
確定申告の帳簿の代わりになりますか？
この台帳は、資材の出どころと中身を確かめるための記録で、会計の帳簿ではありません。肥料代などを経費として記帳するときの元の資料としては使えます。記帳の方法や税の扱いは、税理士や税務署、農協の相談窓口に確かめてください。
保存期間はどのくらいですか？
この台帳そのものに、法令で決まった保存期間はありません。有機JASの認証を受けている場合は認証機関の定める期間に合わせます。特別栽培の確認責任者に記録を出す場合は、その求めに合わせてください。ガイドラインでは、確認責任者は栽培管理記録などを受け取ってから3年間保管するとされています。
農薬の購入も同じ台帳に書いてよいですか？
書いてもかまいません。ただし農薬には保管の決まりがあるので、在庫の出し入れを追える農薬の在庫管理表（受け払い簿）を別に使うと管理しやすくなります。肥料と資材の台帳は、農薬と分けておくと、年1回の突き合わせも楽になります。
有機JASで使える資材かどうかは、どう確かめますか？
農林水産省の有機農産物検査認証制度ハンドブックは、外から買う資材について、購入先・購入伝票・ラベル・説明書などで使ってよい資材であることを確かめる方法を、内部規程に決めておくよう求めています。確かめた内容は台帳の確認メモに残し、判断に迷う資材は認証機関に問い合わせてください。
在庫と使用量が合わないときは、どうすればよいですか？
計算上の残りと実物の残りが大きく違うときは、施肥記録の書き漏れか、別の圃場で使った分がないかを確かめます。見つかった分は施肥記録に書き足し、台帳の確認メモに経緯を残してください。原因がわからないときも、差の量とその年の確認日を書いておくと、翌年の見直しに使えます。
まとめ
肥料・資材の購入台帳には、購入日、区分、商品名、成分、数量、金額、購入先、伝票の保管、使う予定の作付け、確認メモを書きます。農家には法律上の義務がありませんが、有機JASの実地検査や特別栽培の確認、GAPの取組で、使った資材の裏付けとして使えます。
伝票は台帳と一緒に保管し、培土や有機配合肥料に含まれる化学肥料は、成分の欄と確認メモに残してください。年1回は、買った量から使った量を引いた計算上の残りと、実物の残りを突き合わせます。差が大きいときは、施肥記録の書き漏れを探してください。金額や税の扱いは、税理士や税務署にも確認してください。
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