産直・贈答品の注文書と顧客名簿の作り方｜無料テンプレート

営農管理 産直・贈答品の注文書と顧客名簿の作り方｜無料テンプレート

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お中元やお歳暮の時期に、常連のお客様から果物や米の贈答注文が入る農家は多いです。電話やFAXで受けた注文をメモ用紙に書き留めていると、お届け先の電話番号が抜けたり、のしの表書きを聞き忘れたりします。翌年も同じお客様に案内を送りたくても、住所録がどこにあるか分からなくなることもあります。

この記事は、産直や贈答品の注文を受けている農業者と、これから始める農業者に向けて書きました。注文書に載せる項目、顧客名簿に残す項目と残さない項目、収穫期の予約受付表の使い方、箱に入れる送付状の書き方を順に説明します。個人情報保護法と特定商取引法については、個人情報保護委員会と消費者庁の資料に書かれている範囲で整理しました。

目次

産直の注文書には何を書いてもらえばよいか

贈答品の注文書には、ご依頼主、お届け先、品目と数量、のし、配達希望日の5つを書いてもらいます。支払方法や送料などの販売条件は、注文書とは別の紙に書いて同封します。1枚の表にお届け先を何件でも書ける形にすると、親戚や取引先へ複数個送るお客様の注文をまとめて受けられます。

無料テンプレート：贈答品の注文書（FAX・郵送用）

お届け先を何件でも書ける表に、のしの表書きと配達希望日・時間帯の欄を付けました。販売条件のシートも付いています。Excel／PDF、登録不要。

贈答品の注文書（FAX・郵送用）をダウンロード（登録不要）

注文書の欄と記入例

ミノリスの贈答品注文書は、ご依頼主の欄を上部に置き、その下にお届け先ごとの行を並べています。各欄の内容は次のとおりです。記入例の人名と商品名は架空のものです。

欄 書いてもらうこと 記入例
ご依頼主 注文する人の名前・住所・電話番号。電話番号は配達の連絡に使うので必ず書いてもらう 佐藤 太郎／電話
お届け先のお名前 送り先の名前。会社宛ては部署名も 山田 花子 様
お届け先の〒・ご住所 郵便番号から建物名・部屋番号まで 〒000-0000 〇〇県〇〇市…
お届け先の電話番号 宅配便の送り状に必要なので必ず 000-000-0000
商品名・規格・内容量 販売条件のシートにある商品名と内容量 りんご（サンふじ）贈答用 5kg
数量 箱数 1
のし（表書き・名入れ） 表書きと名入れする名前。不要なら「なし」 御歳暮・名入れ「佐藤」
配達希望日・時間帯 希望する日と時間帯。なければ「指定なし」 12/10・午前中
備考 不在が多い、会社の休業日など 土日祝は休業

自分宛てにも送るお客様のために、お届け先に「同上」と書けば足りる運用にしています。のしは「付ける」だけの記入にせず、表書きと名入れの名前を分けて書いてもらうと、御歳暮か無地かで迷いません。

支払方法・送料・返品は「販売条件」の紙に書く

支払方法、送料、引渡時期、返品の扱いは、注文書と一緒に配る「ご注文の前に（販売条件）」シートに書きます。この項目を省けない理由は、本記事の特定商取引法の節で説明します。商品を別のチラシに載せている場合は、注文書に「販売条件はチラシの〇〇ページをご覧ください」と参照先を書いておきます。

顧客名簿には何を残し、何を残さないか

顧客名簿に残すのは、お客様本人が予約票などに書いた連絡先と、次回の案内を送ってよいかの意思、過去の購入記録です。贈答の送り先の方は直接情報を聞いていないので、発送のためだけに使い、名簿には残さない運用を勧めます。

無料テンプレート：顧客名簿・予約受付表

顧客名簿、予約受付表、お客様記入用の予約票の3シート入り。予約票には個人情報の利用目的を書く欄があります。Excel／PDF、登録不要。

顧客名簿・予約受付表をダウンロード（登録不要）

名簿に残す項目

ミノリスの顧客名簿テンプレートは、次の項目を1人1行で記録します。

項目 記録すること 記入例
お名前・フリガナ お客様の名前 〇〇 花子／マルマル ハナコ
郵便番号・住所・電話 連絡先と発送先 〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇 1-2
メール・LINE 使っている場合だけ LINE登録済み
案内の送付 次回の予約案内を送ってよいか。本人に確かめた結果を書く 希望
購入の記録 いつ何を買ったか 2025年 桃（贈答3箱）
取得日・方法 いつどうやって聞いたか 2025/6/10 予約票

取得日と取得方法の欄を設けた理由は、案内を送ってよいという本人の意思を、いつどの用紙で確かめたかを後から言えるようにするためです。購入の記録があると、毎年同じ時期に同じお客様へ案内を出せます。

個人情報保護法は小さな農家にも適用される

個人情報保護委員会の資料「はじめての個人情報保護法」によると、個人情報を検索できるように整理したデータベース（顧客名簿など）を事業に使う人は、営利・非営利を問わず個人情報取扱事業者です。従来は取り扱う個人情報が5,000人分以下の事業者に適用されていませんでしたが、平成29年5月30日からは、すべての事業者に適用されています。農家の顧客名簿は、紙でもExcelでも対象です。

同じ資料は、事業者が守る4つのルールとして、取得・利用、保管・管理、第三者提供、本人からの開示請求等を挙げています。顧客名簿に関わる前の3つを次に整理します。

利用目的を決めて、予約票の下に1文書く

委員会の資料は、個人情報を取得するときに利用目的を特定し、その範囲で使うこと、利用目的をあらかじめ公表しておくか、取得の際に速やかに本人へ通知または公表することを求めています。通知や公表の方法に決まりはなく、申込書への記載でもよいとされています。特定の例として、「当社の商品の配送及びアフターサービスのご案内のため」が示されています。

予約票のようにお客様が書いた用紙で個人情報を受け取る場合は、用紙の下に利用目的を1文入れておけば足ります。たとえば「ご記入いただいた情報は、ご注文品の発送と、来年以降の予約のご案内に使います」と書きます。配送伝票の記入内容を配送のために使うように、取得の状況から利用目的が明らかなときは通知や公表が要らないと、同じ資料に書かれています。ただし、翌年の案内に使うなら、その目的も用紙に書いておきます。

案内の目的を後から追加する場合は、原則としてあらかじめ本人の同意が必要です。発送のために聞いた住所に、別の商品のDMを送りたくなったときは、先に本人へ確かめます。

名簿は鍵のかかる場所とパスワードで守る

委員会の資料は、安全に管理する手法として、紙で管理するなら鍵のかかる引き出しに保管すること、パソコンで管理するならファイルにパスワードを設定しセキュリティ対策ソフトを導入することを例に挙げています。中小規模事業者向けの手法例には、個人データを誰でも見られる場所に放置しないこと、メールで個人データを含むファイルを送るときはファイルにパスワードを設定することも載っています。直売所のレジ横や作業場に名簿を出しっぱなしにしないでください。

名簿を他人に渡すときは本人の同意が要る

第三者に個人情報を提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得ます。近所の農家や知り合いの店に名簿を渡すと、これに当たります。例外として、法令に基づく場合や、業務の委託などがあります。発送のために運送会社へ送り先を伝えるのは委託にあたるので、本人の同意は不要です。予約票の利用目的に「発送のため運送会社に伝えます」と書き添えると、お客様にも分かりやすくなります。

名簿に残さないほうがよい項目

人種、信条、病歴、犯罪の経歴などは「要配慮個人情報」と呼ばれ、取得するときにあらかじめ本人の同意が必要です。農産物の販売には要らない情報なので、聞かないでください。生年月日も、誕生月にハガキを送るなどの目的がなければ聞かない運用が安全です。

予約受付表は収穫期の予約と出荷日をどう管理するか

予約受付表は、1件の予約を1行に書き、品目・数量・受け渡し方法・送り先・入金の状況を並べて追う表です。顧客名簿がお客様ごとの記録なのに対し、予約受付表は注文ごとの記録です。両方を同じファイルのシートに置くと、名簿の購入記録へ転記する手間が少なくなります。

収穫期の予約で困るのは、天候で収穫と出荷が前後することです。ミノリスのテンプレートでは、受け渡しの欄に「発送・7/20頃」のように「頃」を付けて書き、確定した日にお客様へ連絡する運用にしています。お客様に渡す予約票にも「発送は収穫の状況により前後します」と書いておくと、確定前の問い合わせが減ります。

受付表には入金の欄があります。済・未の別を見れば、発送前に入金を確かめられます。年末のもちや米、いちごの会社まとめ買いのように、毎年同じ時期に同じお客様から注文が来る売り方で、前年の受付表を見ながら今年の案内を作れます。

都市農山漁村交流活性化機構の「農産物直売所・経営改善マニュアル」は、直売所で買った農産物を宅配で送る買い方や、景品・慰労品としてまとめて予約する買い方を、売上を伸ばす提案として取り上げています。注文書と予約受付表は、こうした大口の予約を受けたときにも使えます。

送付状には何を書くか

箱に同封する送付状には、お届けの品の名称、原産地、品種・規格、数量、保存方法と食べごろ、傷みや数違いがあったときの連絡期限と連絡先を書きます。お客様が箱を開けたときに、何がどこで採れ、どう保存すればよいかが分かる案内にします。

無料テンプレート：送付状（産直発送の添え状）

名称・原産地・保存方法の欄と、冷蔵便・到着日を控える発送前チェック表が付いています。Word／PDF、登録不要。

送付状（産直発送の添え状）をダウンロード（登録不要）

ミノリスの送付状テンプレートの欄は次のとおりです。文書の題は「お届けの品のご案内」です。

欄 書くこと 記入例
発送日・ご注文No. 送った日と、控えと突き合わせる番号 2026年7月21日・101
名称・原産地 一般的な名称と、都道府県名または市町村名 桃／〇〇県〇〇市産
品種・規格・数量 品種や等級、重さや個数 品種「〇〇」・秀／2kg（6玉）
保存方法・食べごろ 届いてからの扱い方 箱から出し、涼しい場所で常温保存
連絡の期限・連絡先 傷みや数違いがあったときの連絡期限と電話 到着の翌日まで
発送元・住所・電話 送った農園の名前と連絡先 〇〇農園・〇〇県〇〇市

送付状のあとには、発送前チェック表が付いています。横向きの表で、1箱ずつ温度帯、到着日、送り状番号を控えます。お客様に送るのは送付状の部分だけで、チェック表は手元に残します。

冷蔵便の要否と到着日を発送前に確かめる

前出のマニュアルは、宅配で送るお客様に、時期によって冷蔵便が必要なこと、届くまでの所要日数、到着予定日に送り先の方が在宅しているかの確認を必ず伝えておくよう勧めています。クレームを未然に防ぐためです。

運送会社の仕様も発送前に確かめます。ヤマト運輸のクール宅急便は、冷蔵タイプが0〜10℃、冷凍タイプが-15℃以下の設定で運び、120サイズ（大きさ120cmまたは重さ15kgまで）を超える荷物は扱っていません。日本郵便のゆうパックは、3辺合計170cm以下、重さ25kgまでが対象で、冷蔵温度帯で届けるチルドゆうパックがあります。

贈答品に金額入りの納品書を入れない

贈答では、送り先の方に金額を知らせないのが一般的です。金額は依頼主への請求書や領収書で伝え、送付状には書きません。納品書を使う場合も、金額を載せない設定にして同封します。

注文書と販売条件に特定商取引法の表示は必要か

チラシやホームページで商品を案内し、FAXや郵便、電話で注文を受けて送る販売は、特定商取引法の「通信販売」にあたります。消費者庁の特定商取引法ガイドでは、「業として」、つまり営利の意思を持って反復継続して取引する場合が対象で、個人でも販売業者に含まれるとされています。農家が毎年贈答品を受け付けているなら、対象になると考えて準備してください。

注文書に表示する6事項

消費者庁のガイドによると、事業者が作成した所定の様式の書面に消費者が注文内容を記入して申し込む場合、その申込書面に次の事項を表示します。注文書をFAXで返してもらうか郵送で返してもらうかは関係ありません。

  • 分量
  • 販売価格（送料についても表示が必要）
  • 代金の支払時期と方法
  • 商品の引渡時期
  • 申込みの期間に関する定めがあるときは、その旨と内容
  • 契約の申込みの撤回または解除に関する事項（返品特約があればその内容を含む）

消費者庁の「通信販売の申込み段階における表示についてのガイドライン」は、スペースの都合で全部を書けない場合に、申込書面へ参照する表示事項と参照箇所を明記し、チラシなどの該当箇所を見てもらう形にしてよいとしています。参照先のチラシの該当箇所は、申込書面の一部として扱われます。このため、注文書に「販売条件はチラシの〇〇ページ」と書くなら、そのページに6事項をそろえておく必要があります。

収穫量によって価格や送料が申込みの時点で決まらない場合について、同ガイドラインは、やむを得ず確定が困難など特段の事情があるときに限り、確定後に連絡する旨を表示することを妨げないとしています。「時価」と書いて済ませることは想定されていません。

広告の表示事項と返品の特約

チラシやホームページの広告には、販売価格と送料、代金の支払時期と方法、商品の引渡時期、申込期間の定め、返品を含む申込みの撤回・解除に関する事項、事業者の氏名（名称）・住所・電話番号などを表示します。注文書の6事項とは別に、広告にも表示する義務があります。

返品については、広告に特約を表示していない場合、消費者は商品の引渡しを受けた日から数えて8日以内なら、申込みの撤回や解除ができます。この場合の返品は、消費者の送料負担です。事業者が広告であらかじめ特約を表示していれば、特約が優先します。生鮮品の返品を受けない場合や、傷みの連絡期限を決める場合は、その内容を広告と注文書の両方に書きます。送付状にだけ書いても、注文を受ける前の表示にはなりません。

FAXやメールの案内は事前の承諾が要る

顧客名簿を使って案内を送る場合にも、特定商取引法の規制があります。消費者庁のガイドによると、消費者があらかじめ承諾しない限り、事業者が電子メール広告やファクシミリ広告を送ることは原則禁止されています。承諾や請求を受けた記録は、メール広告で最後に送信した日から3年間、ファクシミリ広告で1年間保存します。注文の確認や発送通知に付随する広告などは、規制の対象外です。予約票の「次回のご案内を 希望する・しない」の欄は、この承諾を確かめる記録にもなります。

帳簿と書類はどのくらいの期間保存するか

国税庁のタックスアンサーによると、青色申告者は、帳簿書類を原則7年間保存します。請求書、見積書、納品書、送り状など書類の一部は5年間の保存でよいとされています。白色申告者も、収入金額や必要経費を記載した帳簿は7年、業務に関して作成または受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類は5年の保存が必要です。

注文書の控えと請求書の控えは、これらの書類に当たるので、保存期間を守って保管します。一方、顧客名簿の個人情報は、委員会の資料のとおり、利用する必要がなくなったときに遅滞なく消去するよう努めます。帳簿のつけ方は農業の帳簿のつけ方で説明しています。

3つのテンプレートはどの順で使えばよいか

注文書、予約受付表と顧客名簿、送付状の順に使います。1件の注文は、次の流れで処理できます。

  1. 注文書と販売条件を、チラシや案内と一緒に配る。
  2. 届いた注文を予約受付表に書き写し、入金を確かめる。
  3. 予約票で聞いた連絡先を、利用目的の範囲で顧客名簿に残す。
  4. 出荷日に送付状を入れ、発送前チェック表に冷蔵便の要否・到着日・送り状番号を控える。
  5. 翌年の案内は、「希望する」と回答した名簿の人だけに出す。

注文を受けたあと、納品書は直売所の納品書テンプレート、出荷伝票は出荷伝票の書き方の記事で書き方を説明しています。委託販売の精算にはhttps://smartagri.jp/p/10469/が参考になります。

よくある質問

顧客名簿が数十人分でも個人情報保護法の対象ですか？

対象です。個人情報保護委員会の資料によると、従来は取り扱う個人情報が5,000人分以下の事業者に適用されていませんでしたが、平成29年5月30日からはすべての事業者に適用されています。紙の名簿でも、検索できるように整理していれば個人情報データベースに当たります。

電話だけで注文を受ける場合も、注文書の表示義務がありますか？

消費者庁のガイドラインが対象にしているのは、事業者が定めた様式の書面で消費者が申し込む場合です。農家が用意した書面を使わない電話注文には、注文書の表示は求められません。ただし、チラシやホームページなどの広告には表示事項が必要です。電話で受けた内容を注文書に書き写しておくと、発送の控えにも使えます。

贈答の送り先の住所も顧客名簿に入れてよいですか？

送り先の方からは直接聞いていないので、発送のためだけに使い、予約受付表の送り先欄にとどめる運用を勧めます。名簿に残して案内を送るなら、その方への利用目的の通知や公表が別に必要になります。

まとめ

産直と贈答の注文は、注文書で受け、予約受付表で出荷日まで追い、顧客名簿で翌年の案内につなげ、送付状で箱の中身を伝える流れで管理できます。顧客名簿は個人情報保護法の対象なので、予約票に利用目的を書き、鍵とパスワードで管理し、他人へ渡す前に本人の同意を得ます。注文書には、特定商取引法が求める分量・価格・支払い・引渡時期・申込期間・返品の扱いを表示し、広告にも同じ内容をそろえます。3つのテンプレートはいずれも無料で、書き換えて使えます。

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